高校生・大学生および社会人ではあるが教えられたことのない方々のための「メール・マナー」

メール・マナー ~面識のない人に送信する場合~

 もし、わたくしに何か質問などのメールを送るつもりでしたら、これを練習の機会と捉えて、社会人へメールを記す予行演習を行ってみてはいかがでしょう。
 特に就職活動中の方々は、何も知らずにビジネスマンや公務員に対してメールでコンタクトを取ると、先様へ無礼をしでかすかもしれません。そんな重大な場面で恥をかいたり、相手に不快な思いをさせたりして、自分が不採用になる前に、一度わたくしで練習してみては。
 以下の内容をよく読み、メールを送信してみてください。君に何かミスがあれば、返信の際に回答とは別に指摘します。



 まずは、相手のフルネームで宛先を記す。名字だけ記すということはしない。


「○○ ○○ 様」


 次に、自分の名乗りを行う。メールの from 欄に自分の名前が記してあるからとか、件名に記してあるからといって省略しない。初めてコンタクトを取るならなおさら、簡単な自己紹介を添えて、読んでいる人に基本情報がイメージしやすいように名乗りを上げる
 ましてや、自分の要件をいきなり一方的に記して回答を要求するなど、絶対にしてはいけない


「はじめまして。
わたくしは○○県○○市在住の○○ ○○と申します。現在、○○大学の○年生で、○○学を主に勉強しております。将来については○○業界を志望しております。」


 これくらいの自己紹介は面倒がらずに行うべきであろう。君は相手のことを知っていても、相手は君のことを知らないのだから。
 その次だが、まだ自分の要件を述べてはダメだ。いくら相手が質問歓迎をうたっていても、回答を要求するとは、自分の都合で相手に無料の労働を強いるわけだから、相手への配慮を忘れてはいけない。やはり、相手に気持ちよくメール返信という労働を行ってもらうために、相手のことに言及する。相手を尊重する謙虚な気持ちは持たなくてはいけない。質問するということは、それなりに相手のことを認めているということなのだから。
 もう気付いて欲しいのだが、これらのことは志望理由書を書くときや面接での受け答えにも通じる


「先日、○○様のご著作である『○○○○』を拝読いたしました。斬新な解説に、とても納得させられました。特に『○○は○○である』というお言葉に大いに頷くところがありました。」


 これくらいの相手への敬意は記しておきたいものだ。
 そうして、ここまで来てようやく自分の要件に入る。


「さて、そんな○○様にお尋ねしたいことがございます。~~~でしょうか。ご回答、賜りますれば幸いです。よろしくお願い申し上げます。」


 そして、最後に自分の名を改めてフルネームで示す。


「○○ ○○」


 ビジネスマナーでは、相手からのメールは24時間以内に返事を送るのが原則としている。明解な回答ができない場合でも、「現在、その質問へのお答えができません。申し訳ありませんが、○○日までにご回答申し上げますので、お待ちいただけないでしょうか」と、いつまでに回答するかを明記して24時間以内に返信する。
 したがって、相手から回答のメールが届けられたら、24時間以内に、きちんと御礼のメールを送信する。この御礼のメールは絶対に忘れてはいけない。返信をもらいっぱなしにしてはいけない。相手からの回答を受け取ったことを明確に知らせ、感謝の言葉を記してスグに送信するのは、ビジネスマンに対する当然のマナーである。

 それは逆に言えば、相手のビジネスマンが24時間以内に返信しやすいよう、君も質問などのメールを送信しないといけない
 例えば、業界や企業によって違うとはいえ、相手は平日9時~17時の勤務で土・日は休みという勤務シフトだという前提でメール送信すべきだ。よって、金曜日の夕方にメールを送信してはいけない。相手へ土曜日という休日に返信を強いることに、形式上なってしまうからだ。もちろん、24時間マナーは厳密に守れない場合はあるが、前提とはしておくべきであろう。

 以上である。君からのメール、お待ち申し上げる。
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饗庭 悟 : AEBASATOL

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